Sicurezza antincendio nel settore pubblico: perché i quadri sono essenziali per l'approvvigionamento

Perché gli accordi quadro stanno diventando sempre più popolari, soprattutto nel settore pubblico? In parole povere, possono rappresentare un modo "più intelligente" di acquistare. In questo blog esploriamo che cos'è un framework, le sfide e i vantaggi e come il modello può funzionare nella pratica, utilizzando come esempio i servizi aziendali condivisi dell'NHS.

Se avete risorse limitate, l'utilizzo di un quadro di riferimento per gli appalti può farvi risparmiare tempo e denaro, soddisfacendo al contempo un'esigenza locale e garantendo un processo decisionale responsabile nella scelta del lavoro. 

Le aziende che fanno parte dei framework devono sottoporsi a un processo per dimostrare i loro accreditamenti, la soddisfazione dei clienti e la capacità di eseguire il lavoro, in modo che il cliente abbia la massima tranquillità.

Quando scegliete un quadro di riferimento per gli acquisti, tagliate i costi elevati di un'attività di approvvigionamento in proprio. Inoltre, potrete contare sulla tranquillità di un team di esperti in materia di appalti. 

I servizi di approvvigionamento del Framework sono accuratamente progettati per consentire acquisti più intelligenti e facilitare la gestione dei contratti per i loro membri. 

Che cos'è un accordo quadro?

In poche parole, si tratta di uno strumento altamente vantaggioso e conforme alla legge per gli appalti pubblici:

Un "accordo quadro" è "un accordo tra una o più amministrazioni aggiudicatrici e uno o più operatori economici, il cui scopo è quello di stabilire le condizioni relative agli appalti da aggiudicare durante un determinato periodo, in particolare per quanto riguarda i prezzi e, se del caso, le quantità previste". - Associazione degli enti locali.

Quali sono le strutture esistenti?

Una volta che il cliente ha scelto il partner quadro, è possibile creare un "accordo quadro". Ciò consente la flessibilità necessaria per affinare i requisiti, mantenendo i vantaggi previsti dall'accordo, senza dover ricorrere a ulteriori e lunghe gare d'appalto.

Alcuni clienti con accordi quadro hanno ottenuto miglioramenti del 10% su base annua nei tempi e nei costi di consegna. Una conseguenza positiva di un accordo quadro è che molti fornitori di sicurezza antincendio, come Harmony, lo considerano un rapporto a lungo termine con la comunità, in cui lavoriamo con i nostri clienti per ottenere miglioramenti duraturi. Harmony utilizza la sua Fondazione come veicolo per lavorare all'interno della comunità dei suoi clienti e per incoraggiare i suoi dipendenti a svolgere attività di volontariato, con l'obiettivo di aiutare le persone, ispirare le nuove generazioni, promuovere i nostri valori, sostenere le comunità e migliorare la mobilità sociale.

Harmony fa parte dei seguenti framework:

Strutture per il fuoco dell'armoniaPerché abbiamo bisogno di quadri di riferimento?

Le ragioni alla base dell'utilizzo dei framework sono molteplici. Essi

  • Offrire opportunità a lungo termine (migliori clienti e migliori fornitori).
  • Consentire a fornitori come Harmony di dare priorità a queste opportunità.
  • Dedicare tempo alla comprensione e all'allineamento con la strategia e gli obiettivi aziendali del cliente.
  • Sostenere la comprensione del processo decisionale del cliente.
  • Aiutare i fornitori ad abbinarsi a clienti con caratteristiche culturali simili.
  • Consentire un processo di gara efficiente dal punto di vista delle risorse, pianificato e dotato di risorse adeguate.
  • Lasciate spazio alla creatività e all'innovazione.
  • Richiedono risorse, tempo e impegno per creare buoni contributi.
  • Generare migliori ritorni sugli investimenti in processi, qualifiche, capacità ed esperienza.
  • Sono efficienti per lo sviluppo del business, la pipeline sviluppata e la pianificazione della forza lavoro.
  • Sostenere la formazione, lo sviluppo e gli investimenti.
  • Consentire agli acquirenti di essere soddisfatti, non solo di rispettare le specifiche. Creatività nel soddisfare gli accordi sul livello di servizio e la qualità richiesti.
  • Aiutate gli acquirenti a valutare i fornitori che fanno il passo più lungo della gamba, dove, in effetti, "i punti significano premi".

I diversi approcci all'approvvigionamento

Esistono sei approcci diversi per l'acquisizione di servizi ed è importante capire perché un cliente dovrebbe utilizzare un approccio piuttosto che un altro:

Procedura aperta

  • La procedura aperta è un processo di appalto in una sola fase che comprende i motivi di esclusione, i criteri di selezione e i criteri di aggiudicazione. Una procedura aperta significa che qualsiasi organizzazione può rispondere al bando di gara, richiedere/scaricare i documenti di gara e presentare un'offerta.

Procedura ristretta

La procedura ristretta è un processo in due fasi:

  • Fase uno (selezione) - I fornitori sono invitati a manifestare interesse per un'opportunità contrattuale ottenendo e inviando un questionario di selezione (SQ); questo sarà utilizzato per stabilire la loro capacità, esperienza e idoneità. Lo scopo del questionario di selezione è quello di selezionare una rosa di 5 (o più) fornitori in grado di soddisfare i requisiti della gara d'appalto.
  • Seconda fase (aggiudicazione) - I fornitori selezionati che soddisfano i criteri di selezione sono invitati a presentare un'offerta. Tutte le offerte vengono valutate in linea con la metodologia e i criteri di aggiudicazione indicati nella documentazione di gara.

Dialogo competitivo

  • Il processo di dialogo competitivo è un modello a più fasi con tre grandi fasi: dialogo pre-competitivo, competitivo e post-competitivo. Questo modello è più efficace quando i requisiti sono complessi, la soluzione finale non è chiara e c'è una sostanziale opportunità di innovazione per fornire un beneficio significativo ai risultati.

Procedura negoziata competitiva

Questa procedura consente di chiarire le offerte con gli offerenti dopo la presentazione di offerte iniziali completamente formate. Questa procedura può essere utilizzata:

  • per l'acquisto di servizi o beni che richiedono adattamenti o input di progettazione.
  • in caso di acquisti complessi, come prodotti sofisticati, servizi intellettuali, importanti strumenti di tecnologia dell'informazione e della comunicazione

Partenariato per l'innovazione

  • La procedura di partenariato per l'innovazione mira a risolvere un problema esistente, ovvero l'impossibilità per le organizzazioni di acquistare direttamente dallo sviluppatore senza ulteriore concorrenza. Questo perché il contratto di ricerca e sviluppo originale era stato assegnato senza concorrenza.

Concorso di design

  • Un concorso di progettazione è definito come "una procedura di appalto per ottenere offerte competitive per servizi di natura creativa e che richiedono che una parte dei servizi sia portata come parte dell'offerta per facilitare la valutazione delle offerte". Tali servizi possono includere l'architettura, la paesaggistica, l'ingegneria, i progetti di design urbano, la pianificazione urbana e regionale, le belle arti, il design d'interni, il marketing, la pubblicità e il design grafico". (Fonte: www.procurementjourney.scot)

Approfondiamo i vantaggi del framework utilizzando come esempio il framework NHS Shared Business Services.

Servizi aziendali condivisi dell'NHS

NHS SBS (Shared Business Services) è stato istituito nel 2005 dal Department of Health and Social Care (DHSC) come partnership unica con gli esperti digitali Sopra Steria.

Principali benefici:

  1. Tempo: una gara d'appalto di alto valore completamente conforme richiede 6-12 mesi per essere completata. Un bando quadro consente di stipulare un nuovo contratto in poche settimane.
  2. Costi: La procedura media di Find a Tender Service (FTS) costa 45.000 sterline, di cui la maggior parte a carico del fornitore.
  3. Conformità legale: L'aggiudicazione di un contratto consente la conformità legale seguendo un processo pienamente conforme ai sensi del Public Contracts Regulations 2015. Un'amministrazione aggiudicatrice ha un costo approssimativo di 25.000 sterline per ogni procedura di gara.

Accordo quadro - Modello relazionale e operativo

Il diagramma seguente illustra il modello relazionale e operativo dell'accordo quadro:

Diagramma di struttura

Come illustrato nel diagramma, in sostanza il rapporto nella fase di call-off riguarda i requisiti specifici del servizio del cliente, con la stipula di un accordo tra il fornitore aggiudicatario e il cliente per questi requisiti particolari.

Il rapporto tra NHS SBS e il fornitore si riferisce all'accordo quadro generale, in cui saranno condivise le informazioni di gestione.

Il rapporto tra NHS SBS e l'Autorità contraente, o il cliente, è un rapporto in cui il team di categoria di NHS SBS fornisce ai clienti consulenza, supporto, documenti di orientamento e raccomandazioni.

Quali sono i vantaggi di acquistare attraverso un framework?

L'utilizzo di un framework offre molteplici vantaggi. Questi includono:

  • Consegna di un'ampia gamma di progetti di appalto nel settore edilizio e dell'ambiente costruito.
  • Riduzione dei tempi di approvvigionamento da mesi a settimane con T&C preconcordati.
  • Veloce, efficiente e facile da usare.
  • Riduzione dei costi di approvvigionamento e di transazione.
  • Risparmiate tempo e massimizzate il vostro budget, dimostrando un ottimo rapporto qualità-prezzo.
  • Accedere a economie di scala grazie a un maggiore potere d'acquisto.
  • Garantire la conformità degli acquisti e mobilitare rapidamente i progetti.
  • Accesso a una catena di fornitura rigorosamente valutata e costantemente monitorata.
  • Selezionare i fornitori in base alle regioni geografiche.
  • Misurare i progressi verso i risultati desiderati con i KPI.
  • Garantire la conformità legale con i regolamenti sugli appalti pubblici del 2015 e con la legislazione dell'UE, del Regno Unito e della Scozia.
  • Rispettare la legge sui servizi pubblici (valore sociale) del 2012.
  • Un accordo solido, frutto di un'accurata due diligence professionale.
  • Guide, assistenza e modelli dettagliati e facili da usare.
  • Costruire relazioni a lungo termine.
  • Misurazione delle prestazioni - incoraggia il miglioramento continuo.
  • Migliore valore sociale e maggiore ricchezza per la comunità

Per concludere

Gli accordi quadro possono rappresentare un modo "più intelligente" di acquistare. La maggior parte delle organizzazioni dispone di risorse limitate, quindi l'utilizzo di un quadro di riferimento può far risparmiare tempo e denaro, soddisfacendo al contempo un'esigenza locale e garantendo un processo decisionale responsabile nella scelta del lavoro.

Le aziende che fanno parte di un sistema di inquadramento hanno dimostrato i loro accreditamenti, la soddisfazione dei clienti e la capacità di eseguire il lavoro, in modo che voi, in quanto clienti, abbiate la massima tranquillità.

Il vantaggio principale di far parte di un quadro di riferimento per il cliente è quello di eliminare gli elevati costi di gestione del proprio esercizio di approvvigionamento, ottenendo al contempo una maggiore tranquillità grazie all'accesso alle conoscenze in materia di approvvigionamento da parte di un team di esperti tecnici. Il risultato è una gestione più intelligente degli acquisti e dei contratti.

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